Os 3 pilares do Secretariado Jurídico

Os 3 pilares do Secretariado Jurídico

O profissional de Secretariado Executivo tem como vantagem, no mundo corporativo, ser polivalente. Sua atuação em diversos segmentos possibilita colocar em prática seus conhecimentos de acordo com a atividade-fim da empresa na qual atua. Na área jurídica não poderia ser diferente e, nesse sentido, nasce o profissional de Secretariado Jurídico, cuja responsabilidade está em assessorar o advogado e as demandas da estrutura jurídica.

Apesar da evolução tecnológica e de novas teorias do Direito, a esfera jurídica permeia tradição, seriedade e formalidade. Atuar nela significa estar preparado para encarar desafios e situações singulares. Segundo Graciotti (2017, p. 35), “o advogado é um profissional que tem uma psicologia comportamental peculiar e é necessário entendê-lo, para poder analisar e compreender a forma com que vários escritórios estão estruturados e geridos”. Sendo, então, necessário ao profissional de Secretariado Jurídico o entendimento da realidade a qual pertence, para que consiga elaborar e executar suas funções com excelência.

Quando o secretário se identifica com o mundo jurídico e suas peculiaridades, passa a estar atento às melhores ferramentas para colocar em prática seus conhecimentos técnicos e agregá-los à rotina do local. São fundamentais tais conhecimentos para que o advogado tenha confiança nas tarefas delegadas. Lara Selem (2007, p.168) explica que:

“Para habilitar outra pessoa a fazer o trabalho para você, é necessário assegurar que: 1) ela sabe o que você quer; 2) ela tem autoridade e condições para realizar a tarefa; 3) ela sabe como fazer isso.[...] Delegar tarefas à pessoa certa é o primeiro passo para que a tarefa seja cumprida de acordo com o esperado. Uma definição clara de funções e capacidades individuais quando da contratação do profissional será útil. Respeite o grau de maturidade e preparo dos membros da equipe.”

Portanto, partindo da premissa de que o secretário tem formação e capacitação na área, esse conhecimento técnico é ponto inicial – e um dos pilares – para o bom desempenho do Secretariado Jurídico.

Sabendo-se que a área jurídica é peculiar em aspectos cotidianos, de gestão, administração e perfis profissionais, espera-se do secretário jurídico a versatilidade nas relações e a expertise emocional para lidar com as demandas advindas dos advogados. Nesse sentido, observa-se o fator da inteligência emocional como o segundo pilar do Secretariado Jurídico. Entende-se que o secretário precisa observar, interpretar e assessorar o advogado que, diariamente, sofre pressões dos clientes (precisa gerar resultado), do Judiciário (que pode ser moroso e nem sempre favorável), da gestão administrativa do escritório (há obstáculos nesse ponto, pois nem sempre há conhecimento para desempenhar tal função) e, consequentemente, esse advogado precisa contar com o suporte dos seus funcionários para crescer e desempenhar sua atividade-fim.

Mas o que é inteligência emocional? Goleman (SBIE, 2016) define como “a capacidade de identificar os nossos próprios sentimentos e dos outros, de nos motivarmos e de gerir bem as emoções dentro de nós e nos nossos relacionamentos”. Trazendo esse conceito para a esfera secretarial jurídica, ter inteligência emocional é saber lidar com adversidades, intempéries, urgência dos prazos a serem cumpridos, oscilações de humor dos gestores (que podem estar ligadas tanto a fatores pessoais, quanto profissionais), cobrança dos clientes e seus anseios (que variam de acordo com a especialidade de cada escritório) e com a possibilidade de desempenhar funções novas e desafiadoras. É a capacidade de olhar para o outro e para si com menos julgamento e mais conhecimento.

Como terceiro pilar do Secretariado Jurídico, e caminho para a melhora das relações profissionais, está o atendimento de excelência. Nele, amplia-se a visão de atendimento, limitado, normalmente, ao cliente externo. Passa-se a visualizar e praticar o atendimento de excelência ao advogado e demais colegas de trabalho – sendo estes, os clientes internos. As demandas se apresentam de ambas as partes e é crucial que o secretário jurídico realize um atendimento personalizado e proporcione uma experiência diferenciada como forma de obter sucesso.

Os clientes externos trazem uma dor que precisa ser “curada” na esfera jurídica e o secretário – como primeiro contato com o escritório - tem por incumbência praticar um atendimento humanizado, que transmita confiança, acolhimento e credibilidade. Como consequência, fideliza-se esse cliente e abrem-se portas para novas indicações. Hennemann (2019, p. 55) conclui que o “atendimento de excelência valoriza os detalhes e o cuidado em todas as etapas do relacionamento. Em um mercado altamente competitivo como o da advocacia, priorizar o relacionamento com os clientes passa a ser uma competência essencial”. Ou seja, o fator atendimento é critério de escolha para o cliente e torna o escritório diferente dos demais.

No que tange ao atendimento interno priorizam-se a agilidade e a proatividade ao solucionar a dor do advogado em questão. É necessário para o secretário observar comportamentos e estar sempre um passo à frente. Tão importante quanto cuidar do cliente externo é corresponder às expectativas do seu gestor: a relação secretário x advogado precisa ser embasada na confiança.

Aplicando-se o conhecimento técnico - para sustentar a prática -, a inteligência emocional – para sustentar aquilo que não é palpável - e o atendimento de excelência – para sustentar as relações, obtém-se a tríade para o sucesso no Secretariado Jurídico.

*Por Bruna Jordão - Bacharela em Secretariado Executivo pelas Faculdades Integradas do Brasil (UNIBRASIL), Pós-graduanda em Assessoria Executiva pelo Centro Universitário UNINTER. Secretária Executiva na Associação dos Procuradores do Estado do Paraná, Professora da Radar Gestão para Advogados e ESA OAB/PR e empreendedora na BJ Assessoria Executiva.

Referências

BORBA, Ana Patrícia de Azevedo et al. Manual de Gestão para Advogados, Volume I. Curitiba: Editora Juruá, 2019.
BORBA, Ana Patrícia de Azevedo et al. 2019. Manual de Gestão para Advogados, Volume II. Curitiba: Editora Juruá, 2019.
D’ELIA Bete; AMORIM, Magali; SITA, Maurício. Excelência no Secretariado: A importância da profissão nos processos decisórios. São Paulo: Editora Ser Mais, 2013.
GRACIOTTI, José Paulo. Governança Estratégica para Escritórios de Advocacia. São Paulo: Editora Revista dos Tribunais, 2017.
SELEM, Lara. Gestão de Escritório. Brasília: Editora Consulex, 2007.
DANIEL GOLEMAN E A INTELIGÊNCIA EMOCIONAL. Sociedade Brasileira de Inteligência Emocional (Sbie), 2016. Disponível em: https://www.sbie.com.br/blog/daniel-goleman-e-a-inteligencia-emocional/ . Acesso em 15/04/2021.