Aconteceu comigo

Aprendi com a advogada Dra. Camila Masera que “devemos sustentar o conteúdo que a gente propaga”. E, Secretária Executiva que sou, sempre coloquei em prática o que há muito tempo ensino às minhas alunas e, hoje, venho compartilhar com vocês: a importância de elaborar um Manual de Procedimentos dentro de um Escritório Jurídico (ou qualquer empresa que você atue) e colocar em prática essa Técnica Secretarial.

Aconteceu comigo. E eu gostaria muito de ter tido um Manual naquele momento..

Recém contratada pela empresa que trabalhei e com a gestão recém empossada, recebi a tarefa de agendar, organizar e acompanhar a 1ª reunião de Diretoria.

“Ok”, pensei comigo. “Já fiz isso antes, está tudo sob controle”.

Porém, não contava com uma videoconferência e toda organização que isso demandava. Estou falando de um passado não muito recente e a tecnologia ainda era uma questão desafiadora para mim (devo admitir que continua sendo: não abro mão da minha agenda física por nada nesse mundo, por exemplo). Aliado a essa novidade, havia o fato de que eu ainda não compreendia que, por mais que eu tivesse conhecimento, cada empresa tinha seu próprio funcionamento e sua cultura organizacional. Não existe fórmula mágica que coloque todas as instituições numa caixinha só e eu precisava entender como a minha funcionava.

Não havia a quem solicitar auxílio e minha única alternativa foi recuperar informações anteriores: busquei em e-mails, livros atas e sites de pesquisa. Eu me dediquei, fui proativa, criei novos padrões para a empresa e não desisti. Aprendi naquele momento que boa vontade move montanhas. E organizam reuniões. Eu queria entregar o melhor. Pensava, insistentemente, que meu trabalho é – justamente - facilitar o trabalho dos meus gestores e não acabar devolvendo a questão para eles. Eu precisava organizar a reunião (e da melhor forma possível).

E consegui. No dia X a sala estava arrumada, videoconferência devidamente organizada e funcionando, livro ata, documentos, água, café e uma Secretária Executiva disposta a resolver qualquer imprevisto ou situação.

Obviamente só fiquei tranquila quando tudo efetivamente acabou. E, mediante todo meu trabalho e dificuldade, já elaborei meu próprio Manual de Procedimentos. A próxima reunião poderia demorar tempo o suficiente para eu esquecer todos os detalhes e eu não permitiria que isso acontecesse novamente. Nem comigo, nem com qualquer pessoa que trabalhasse no meu lugar.

Não é à toa que costumo usar o texto “Mensagem a Garcia” (Elbert Hubbard, 1899) para exemplificar a nossa realidade: recebemos tarefas desafiadoras, mas necessárias. Muitas vezes não sabemos como, nem quando, nem onde, nem o porquê (e as explicações vêm posteriormente), mas executamos. Realizamos. E fazemos mais do que foi pedido. Sim, eu e você entregamos várias mensagens a Garcia diariamente. E eu espero que você tenha um Manual de Procedimentos para facilitar todas elas...